Créer un Family Office

About

WHY – Challenges

Cette entreprise familiale de 3ème, 4ème et 5ème génération compte une centaine de descendants dont une trentaine d’actionnaires. Certains résident dans le pays même, d’autres à l’étranger. Tous recourent plus ou moins aux services et aux compétences du staff de l’entreprise pour la gestion de leur patrimoine au fil de leurs besoins.

Ces dernières années, les demandes des membres familiaux aux équipes ont pu paraître excessives ou trop peu ordonnées et ont donc fait naître l’idée chez le CEO de créer un service « Family Office » distinct et dédié exclusivement aux besoins des membres de la famille.

Cette idée est bien reçue par les personnes qui résident à l’étranger et qui considèrent ce sujet comme prioritaire. Les résidents ont également manifesté leur intérêt sur le sujet même s’ils ne saisissent pas encore bien les contours du service. Et il devient urgent d’intervenir auprès d’un certain nombre de personnes âgées résidant sur place.

Une personne de formation comptable travaillant dans l’entreprise et présentant de bonnes compétences relationnelles a été pressentie pour ce poste.

Cependant, la mission exacte du Family office et la définition de poste n’ont pas encore été définies, et la famille montre une certaine réticence à changer ses anciennes habitudes.

La société souhaite démarrer le plus tôt possible avec la nouvelle salarié, et il a été demandé de proposer un profil de poste provisoire pour la fin du mois, puis la définition des missions du Family Office et une définition de poste complète, trois mois plus tard.

ELB Conseil connaissant bien le sujet du Family Office et proposant également un savoir-faire RH en matière de définition de fonction, l’entreprise familiale a sollicité Emilie Bonamy pour l’aider à définir la et les missions du Family Office et rédiger un descriptif de poste complet pour la personne en charge de ce Family Office. Le descriptif de poste sera ensuite confronté à la personne pressentie afin de déterminer les compétences existantes et celles à acquérir ou à solliciter.

ELB Conseil a accepté de relever le défi, étant dans la capacité de prendre contact rapidement et de travailler avec les équipes de la holding, la famille et la personne pressentie pour le poste.

WHAT – Résultats

Trois mois plus tard, le Family office est lancé avec succès.

Sachant qu’il n’y a pas de Family Office « type » car chaque Family Office dépend du profil des différentes familles entrepreneuriales, ELB Conseil s’est d’abord attelé à définir la mission et les grands principes que se donne la Famille en terme de gestion collective de son héritage et de son patrimoine.

Les besoins actuels ou potentiels de chacun des membres de la famille ont été évalués ainsi que les moyens que souhaitent y consacrer les actionnaires

A la suite de cela, un descriptif de poste a été défini pour répondre à « La » mission et aux missions du Family Office. Ce descriptif présente les responsabilités principales du poste ainsi que son rattachement hiérarchique, les relations professionnelles que le poste encoure, et les compétences requises.

Le profil de poste a été confronté aux compétences de la personne pressentie ce qui a permis de valider en lien avec le responsable hiérarchique le projet d’embauche, et a permis de démarrer aussitôt la création du Family Office.

Six mois plus tard, le Family Office a rencontré la totalité de ses « clients » potentiels.
La majorité des membres de la famille a passé un contrat avec le Family Office sur une base financière raisonnable et parfaitement égalitaire entre les différents membres de la famille. En effet, le suivi de sociétés familiales et leur comptabilité ainsi que la coordination de la sous-traitance de la gestion des actifs financiers peut être assuré par le Family Office.

Le Family Office joue aussi un rôle de conseil auprès des personnes qui souhaitent aborder les problèmes de succession et de liquidité d’action.

Une des personnes âgées recourt à ces services notamment en matière de gestion de son courrier et d’archivage. Les services sont de plus en plus utilisés si bien qu’une assistante a été embauchée. Un calendrier prévisionnel a été établi pour chaque personne, et le suivi de celui-ci sera évalué en fin d’année. Un « Time sheet » a été mis en place de façon à pouvoir faire un suivi et refacturer les différentes interventions.

La gestion d’une maison de famille qui fait partie des missions du Family Office a été grandement facilitée et les règles établies concernant son utilisation sont connues et suivies.
Une présentation du Family Office et de son équipe a été faite auprès du Conseil de famille quatre mois après sa création afin qu’il en appréhende bien tous les services et qu’un échange puisse avoir lieu. En effet, le Family Office a aussi pour mission d’être un relais pour la charte familiale notamment comme soutien à l’organisation d’événements familiaux et pour la mise à jour du site intranet et d’agir comme un lien essentiel pour faciliter l’entente familiale.

HOW – Processus

Connaître et de définir précisément :
– Les besoins actuels ou potentiels de chacun des membres de la famille
– La mission et les grands principes que se donne La Famille en terme de gestion collective de son héritage et de son patrimoine
– Les moyens que souhaitent y consacrer les actionnaires

L’intervention s’est appuyée sur les personnes de l’entreprise réalisant déjà des tâches de Family Office et en connaissant les enjeux, la connaissance et la culture d’ELB Conseil en terme de structures de Family Office existantes et les propositions qu’Emilie Bonamy a pu faire à ce titre, le groupe de travail des membres de la famille pris collectivement afin de définir la mission d’un Service de Family Office et ses grands principes.

La définition de La mission et des missions d’un Family office propre à cette entreprise à partir de :
– Des entretiens benchmark avec les Directeurs du Family Office d’entreprises familiales de référence
– L’animation de deux groupes de travail « Family Office » : un « étrangers » et un « résidents » afin de définir en une seule phrase le rôle, la raison d’être ou la finalité du service de Family Office.
– Une deuxième session du groupe de travail familial Family Office, pour rédiger plus précisément la charte « Family Office » et pouvoir la valider auprès du reste de la famille.

La rédaction du descriptif de poste « complet » du Family Office à partir :
– d’un groupe de travail avec le staff réalisant déjà des tâches de Family Office afin de recueillir une liste exhaustive des missions déjà réalisées
– d’un profil de poste provisoire
– de la définition de La mission et des missions du Family office réalisé avec la famille

Une évaluation des compétences acquises et à acquérir ou à compléter de la personne pressentie pour ce poste au vue de ce profil de poste « complet ».

Phase 1 – Définir la mission attendue d’un Family Office avec des représentants de la famille

Objectif : définir en une seule phrase le rôle, la raison d’être ou la finalité du service de Family Office.

Phase 2 – Rédiger la charte « Family Office »

Objectif : pouvoir définir puis faire valider la mission et les grands principes du Family Office par les membres de la famille

Phase 3 – Rédiger le profil de poste générique complet « Family office »

Objectif : être exhaustif tout en restant réaliste

Phase 4 – Evaluer les compétences de la personne pressentie, recommander si nécessaire une formation ou l’appel à des compétences complémentaires

– Ce qui correspond à 100 % aux compétences
– Ce qui correspond au potentiel et mérite une formation complémentaire
– Ce qui ne correspond pas au profil

Les défis surmontés

1. Mobiliser la famille autour d’un projet pour lequel tous ne se sentaient pas concernés

Lorsqu’on peut sans rendez-vous s’adresser à différents membres du staff pour faire régler ses affaires, pourquoi tout centraliser dans un Family Office et se donner des contraintes ? C’est ce qu’une partie des résidents se disaient, ne voyant pas l’avantage de structurer plus les services auxquels ils avaient accès facilement.

Et pourtant, rien ne pouvait être fait sans leur in-put pour construire la et les missions du Family Office à venir. Et leur adhésion était cruciale pour un bon démarrage et un bon fonctionnement de la structure.

Grâce à la proposition d’ELB Conseil de participer à des groupes de travail, des représentants de la famille se sont mobilisés suffisamment pour définir la mission du Family Office et y adhérer. L’organisation des rendez-vous avec l’ensemble des membres de la famille en tant que « clients potentiels » lors du lancement du Family Office en a été d’autant facilité.

2. Concilier des attentes différentes

Les attentes des résidents à l’étranger étaient évidemment très différentes des résidents du pays. Moins de proximité, plus de distance, l’obstacle parfois de la langue, et des visites d’une durée limitée où un maximum de choses doivent être réglées ce qui conduit à une grosse demande de conseil et d’assistance tant financière que juridique dans des délais restreints. Parallèlement, les résidents sur place avaient recours à des prestations variées souvent hors de l’entreprise et ne voyaient pas nécessairement l’intérêt de les réintégrer au sein d’un Family Office, même si une partie de leurs affaires pouvaient y être gérées. ELB Conseil, en constituant au départ deux groupes de travail bien distincts, puis en rassemblant l’ensemble des inputs et en les faisant valider par l’ensemble des participants a permis de trouver des dénominateurs communs.

3. S’appuyer sur un staff attaché à ses contacts avec la famille

Même perturbés dans leur travail au quotidien, l’ensemble du staff se sentait valorisé par le fait de travailler en direct pour tel ou tel membre de la famille, sans parler du plaisir d’échanger régulièrement avec eux. Créer un Family Office allait leur retirer ce plaisir. Du côté de la famille, une peur existait à l’idée de ne pas retrouver toutes ces compétences diversifiées et pointues chez une seule personne. ELB Conseil a choisi d’impliquer au maximum le staff dans la définition du futur poste afin de lui permettre en participant de mieux comprendre le sens de la démarche, de manifester ses regrets sur « l’ancien système » et de découvrir les bénéfices qu’il pourrait en avoir.

4. S’assurer de l’acceptation de la nouvelle structure

Quand on va visiter le petit bureau avec la plaque « Family Office » sur la porte, les confortables canapés dans l’entrée, les photos du fondateur et de la famille accrochées au mur, et les deux personnes souriantes à leur poste de travail hyper moderne sur fond d’armoires de classement bien remplis de dossiers de couleurs, on sait que le Family office est une vraie réussite.